Hello !
Tout d’abord une petite mise au point : nos systèmes de management de la santé et sécurité au travail doivent comporter un processus « d’identification de exigences légales actuelles applicables » à notre entreprise en la matière. Pourtant ce processus est souvent appelé à tord « veille réglementaire » (ça c’est plutôt une surveillance de l’actualité juridique, ce qui est différent comme nous le verrons…).
Voici donc une petite, mais hyper-performante recette (et très pédagogique), pour vous créer un petit outil d’identification des exigences S&ST applicables à votre établissement (et de pointage de votre conformité à ces exigences) :
Ingrédients : un PC, internet, un doigt de jugeote et un zeste de patience…
1. Télécharger le fichier COD-IT (= le code du travail sous excel dispo gratuitement en version avril 2010 à ce jour) : http://www.travail-solidarite.gouv.fr/IMG/zip/CODIT-01-01-2010.zip
2. Se concentrer sur sa partie 4 (articles L4000 et R4000) en y ajoutant au moins quatre colonnes à droite des articles en question (on appellera ces colonnes R, A, S et C par exemple). Du coup « mon » outil co-produit avec le ministère du travail je l’appelle COD-IT-RASC :
3. S’inventer une codification pour pointer dans la colonne A si l’article est « Applicable » ou non à l’établissement) ou même simplement « informatif » (par exemple s’il ne contient que des définitions). Exemple de codification : 1 ; 0 ; * (pour applicable, non applicable, sans objet).
4. S’inventer une codification pour pointer, d’article en article, dans la colonne S si l’entreprise Satisfait correctement les exigences déterminées comme « applicables » (codées 1 en colonne A) . Exemple de codification : 1 ou 0 (pour satisfait ou non).
5. Dans la colonne C vous pourrez mettre tous les Commentaires que vous voudrez…
6. Reste la colonne R comme Renvois (ou Références) pour citer tout ce qui peut officiellement « détailler » « expliquer » ou « commenter » les exigences considérées. A savoir d’abord et typiquement les arrêtés d’application prévus par le code (là il y a du boulot pour les pister ! conseil : les identifier par leur NOR et nom par leur date !), mais également les recommandations CNAM, ou des brochures INRS, etc…
7. Sur la même trame créer de toute pièce une feuille supplémentaire, pour traiter les exigences d’autres sources que le seul code du travail comme les qq règlements EU nécessaires (ex : CLP), ou qq extraits d’autres codes (ex : code de la sécurité sociale pour les déclaration d’AT…).
8. Avec les colonnes A et S on peut faire des dénombrements par thèmes réglementaires dans une autre feuille supplémentaire créée pour constituer un tableau bord général (avec les formules d’excel pour compter, trier, synthétiser les colonnes…).
9. Ici où là intégrer des liens vers les arrêtés utiles par exemple… (pointer sur legifrance évidemment).
10. Quand votre outil est créé et surtout renseigné une première fois, alors seulement vous commencez votre (vraie) « veille réglementaire » qui consiste à sur »veiller » les actualités juridiques susceptible de modifier votre outil. La veille réglementaire n’est en effet qu’un simple accessoire de mise à jour de votre processus de fond assuré avec votre nouvel outil. Pour la veille un abonnement gratuit au sommaire du JO dans légifrance « suffit ».
Ce dispositif je l’ai expérimenté et déployé dans de nombreuses entités depuis longtemps (avant même que COD-IT n’existe), il fonctionne du feu de dieu comme on dit.
Et hop ! Bye.
